Implementace SW Oracle PPM

Implementace PPM

 

Při implementaci prostředí Oracle PPM klademe důraz na rychlé zavedení nástroje do praxe. Snahou je využít klíčových výhod systému již v prvních fázích implementace, aby se maximalizoval efekt pořízení nového informačního systému.

Výhodou systému je, že metodicky může pokrýt projekty různých typů a velikosti, které se řídí různými metodikami (PMI,IPMA,PRINCE2) včetně Agile metod. Oracle PPM pokrývá všechny procesy projektové kanceláře.

Jednotlivé fáze implementace samozřejmě zahrnují analytické práce, vytvoření prostředí pro koncové uživatele, školení a vytvoření dokumentace.

Portfolio management

Běžnou situací ve společnostech je, že data o projektech existují, ale jsou rozeseta v různých informačních systémech (ERP, DMS) a v lokálních evidencích u projektových manažerů. Sloučení dat do jednoho celku, který umožňuje kvalifikované řízení portfolia projektů je nesmírně pracné, ne-li zcela nemožné. Konsolidací dat vznikne sada informací pro řízení portfolia projektů. Vytvoření kvalifikovaného portfolia projektů s použitím předdefinovaných šablon přinese okamžitý efekt v podobě kvalifikovaného řízení portfolia projektů.

Jednotlivé oblasti této fáze implementace zahrnují:

-      Vytvoření šablon projektů a projektových záměrů pro jednotlivé typy projektů a jejich fáze.

-      Zavedení finančních parametrů pro jednotlivé projekty

-      Zavedení základních struktur pro dlouhodobé kapacitní plánování – definice rolí a pracovních skupin

-      Zavedení workflow pro změnové řízení, schvalování rozpočtů a další základní operace s projekty.

Project Resource Management a kapacitní plánování

Oblast kapacitního plánování a práce se zdroji vyžaduje trochu jiný přístup implementace. Pojetí managementu zdrojů v rámci PPM je trochu náročnější v tom, že vyžaduje detailnější data o kvalifikaci a zkušenostech jednotlivých zdrojů z pohledu projektového managementu. Tato data jsou následně, v rámci PPM efektivně využívány při plánování kapacit v rámci projektového řízení, lze efektivně využívat možností systému při hledání nejvhodnějších zdrojů pro projekty.

Systém je schopen se do určité míry „učit“ a využívat zkušeností zdrojů z minulých projektů. Aby tyto vlastnosti systému byly efektivně využívat, je potřeba věnovat implementaci v této oblasti větší pozornost.

 

Kapacitní řízení v projektovém řízení

Plánování zdrojů v projektech můžeme charakterizovat jako proces, jehož cílem je v maximální míře sladit požadované termíny práce s optimálním využití zdrojů.

Statické SW nástroje, které jsou například součástí ERP systémů vycházejí z popisu výrobního procesu. Již základní charakteristika projektu ovšem říká, že projekt takovýmto způsobem popsat nelze. které vlastní výpočet zákonitě zjednodušují. Tyto aplikace zpravidla preferují výpočet, který zajistí optimální utilizaci zdrojů a potlačí parametry časového výpočtu (neuvažují rezervy, kritickou cestu apod.)

Data pro časový a kapacitní plán se vzájemně ovlivňují a navíc harmonogram reálného projektu je vždy živou záležitostí, kdy nelze všechny termíny garantovat (pracujeme s termíny jako nejdřívější možná zahájení, nejpozdější možné zahájení, volná rezerva apod.)

Z tohoto důvodu nemohou fungovat statické nástroje, které přednostně vycházejí z plánování pro běžnou – procesně řízenou výrobu. Podobně snaha o vlastní vývoj nástroje pro kapacitní plánování se nevyhne dvou zásadním úskalím:

1.         Složitost a komplexnost algoritmů časového a kapacitního výpočtu

2.         Metodický rozpor mezi rozdílným cílem kapacitního a časového plánování (optimální utilizace zdrojů a včasné dokončení projektu za stanovených nebo nižších nákladů).

V rámci kapacitního plánování pracujeme s pojmy jako je dlouhodobé (měsíce a roky) a krátkodobé (týdny) časové plánování. Na základě dlouhodobého kapacitního plánu dochází například k nákupu externích kapacit, rozhodování o termínu zahájení nových projektů apod. Proto je dlouhodobý plán více součástí strategického řízení projektů.

V rámci krátkodobého plánování, zde jsou již jednotlivé úkoly přiřazeny konkrétním zdrojů nebo pracovním skupinám se více pracuje s prioritami projektů ale i s prioritami uvnitř projektů. Při vytvoření konkrétního plánu pro daný zdroj se zohlední aktuální vývoj na projektu, činnosti na kritické cestě, vazby mezi činnostmi apod. Krátkodobý plán přímo zasahuje do operativního řízení a je přímou podporou projektových manažerů.

Vykazování práce na projektech

Nedílnou součástí kapacitního plánování, jeho krátkodobé – operativní části je i vykazování práce zdrojů na projektech. Zavedení vykazování v potřebném detailu je nezbytné protože.

-      Aktuální kapacity, které jsou z pohledu krátkodobého plánování vázány na projektech je velmi významná. Obvykle to bývá 20% kapacit o kterých bez vykazování nic nevíte.

-      Pokud neznáte aktuální stav, tak ztrácíte kritická data pro aktuální časový výpočet. Výpočet je pak logicky zatížen chybou a výsledek ztrácí důvěru operativního managementu (zcela neoprávněně, protože je to operativní management, který nedodal potřebná data)

-      Vykazování je nezbytnou součástí kontroly a řízení kvality, ale zpřesňuje i další oblasti jako je práce s problémy, riziky apod..

Celý proces vypadá obtížně, ale z praktických důvodů víme, že nejnáročnější je přesvědčit liniové manažery, aby odložili své zápisníky a excelové tabulky a začali ta samá data, která má již firma k dispozici, vkládat co jednotného systému. V konečném důsledku je ovládání aplikace jednodušší než práce se složitými tabulkami v MS Excel.

Jaký nástroj využít

Na tuto otázku nelze jednoznačně odpovědět a lze si představit i situaci, kdy společnost kombinuje oba nástroje a využívá z každého to pozitivní.

Silnou stránkou Primavery EPPM je především komplexnost a možnosti parametrizace časového a kapacitního výpočtu.

Silnou stránkou Oracle PPM je práce s kvalifikacemi a zkušenostmi specialistů.

Nebo jinak – Primavera připraví podklady pro what-if analýzu na úrovni projektu, Oracle PPM připraví What-if analýzu z pohledu nasazení zdroje.

 

 

Řízení portfolií projektů

Řízení portfolií projektů je zpravidla činnost, která náleží projektové kanceláři, ale zasahuje i do práce liniových manažerů – sponzorů projektů, projektových manažerů a finančního řízení.

Portfolio projektů je zjednodušeně jakákoliv skupina projektů, které z nějakého důvodu potřebujeme hodnotit společně. Projekt může být obecně součástí několika portfolií projektů. Portfolia tak můžeme sestavovat podle typu projektu, priority nebo rozpočtu, regionu, fáze projektu, sponzora apod..

V praxi sestavujeme portfolia minimálně z pohledu:

a)     Fáze schvalování projektu. Společnosti obvykle používají některou z variant Phase-Gate schvalování fází projektů. Pro správní vyhodnocení postupu projektu do další fáze je mít přehled a srovnání v rámci celého portfolia.

b)     Priority projektu. Metodicky není vždy snadní určit jaký projekt je důležitý, ale pro praktické řízení projektů je tato otázka jedna z nejdůležitějších.

c)     Typu projektu. Je běžné, že různý typy projektů se řídí odlišnou metodikou. Proto je dobré sledovat tyto projekty odděleně.

 

Bez řízení portfolií nelze efektivně zvládnou další oblasti řízení projektů, které mají přesah do všech projektů. Jsou to především kapacitní plánování a finanční řízení projektů.

Program projektů

Jako program chápeme skupinu projektů, která spolu logicky souvisí a jednotlivé projekty, jejich činnosti jsou závislé na činnostech v jiném projektu (mezi projektové vazby). Svým způsobem je jedná o jediný projekt, který je z organizačních nebo jiných důvodů rozdělen do jednotlivých částí. Program tak může být například členěn:

-      Na IT projekt, marketingový projekt, provozní projekt …

-      Projekty podle jednotlivých dodavatelů

-      Podle rozpočtu a zdroje financování

-      Podle funkčních částí projektu

-      Podle interní struktury (organizační struktura, přístupová oprávnění apod.)

V rámci implementace využíváme většinou některých unikátních vlastností systému Oracle Primavera, které umožňují například:

-      Sestavení řídícího projektu, který využívá některých vlastností systému Primavery, které umožňují automatickou aktualizaci řídícího projektu.

-      Přepočet celého programu jako jednoho celku.

-      Variantní zobrazení, kdy je možné s programem pracovat jeho s jedním projektem.

-      Vlastností EPS (Enterprise Project Structure) struktury při práci s rozpočtem projektu.

Finanční řízení portfolia projektů

Oblast finančního řízení projektů bývá v našem prostředí často opomíjena. Hrubé sledování na úrovni ERP systému je dostatečné pro základní kontrolu, ale neposkytuje dostatečná data pro operativní řízení projektů.

Oracle PPM poskytuje celou řadu funkcionalit, které podporují finanční řízení projektů. Na pokročilou podporu v této oblasti je možné dokoupit samostatný modul, který je automaticky integrální součástí celého řešení.

 

 

Kdo jsme?

NETIA® s.r.o., je konzultační firma, dodavatel SW a služeb s orientací na projektové řízení, řízení rizik, interních auditů, konzultací a řešení GDPR/Data Protection Officer.

Předmět činnosti:

  • Projektové řízení – SW Oracle – Primavera – dodávka licencí, školení a implementace
  • Projektové řízení – SW Oracle PPM – cloudové řešení, školení a implementace
  • Řízení rizik a interních auditů – SW Risk manager tool - dodávky licencí, školení, implementace – cloudové řešení.
  • GDPR/Data Protection Officer – konzultace a zastupování firem a úřadů
  • Oborová řešení pro řízení rizik – zdravotnictví, strojírenství, veřejná správa
  • Řízení rizik – tvorba metodik a směrnic
  • Integrační platforma DataLink – integrace IS – Primavera, SAP, Oracle EBS a další
  • Vývoj informačních systémů na zakázku
  • Webové aplikace – design, vývoj, provozování

Pracovníci společnosti NETIA® s.r.o. mají rozsáhlé zkušenosti z mnohaletého působení v IT a realizace projektů v České a Slovenské republice.

Více informací o nás

Proč si vybrat nás

  • Kvalitnědokončené projekty
  • Desítky Spokojených klientů
  • CertifikovaníKonzultanti