Implementace SW Oracle Primavera

Jedná se o nasazení systému Primavera pro interní projektovou kancelář. V systému Primavera se řeší harmonogramy z hlediska časového a nákladového ( finance), s propojením na systém ERP. Včetně řízení harmonogramů dodavatelů při poptávkovém řízení, tendrech, v realizaci a při vyhodnocení projektů.

Řízení projektů vychází a respektuje metodiku vedení projektů PMI (případně od ní odvozených metodiky.

Primavera umožňuje pokrýt procesy zcela odlišného charakteru (výstavba, strategické projekty, IT projekty apod.)

Hlavní role v projektovém řízení a pokryté procesy:

Obecná pravidla – postup a úroveň plánování

Na celý postup plánování vycházející z PMI nabízíme zjednodušený pohled na věci, které jsou pro celkovou strukturu a využití Primavery důležité. Projektový plán vzniká postupně s různou úrovní detailu, pokud tedy hovoříme o úrovni plánování, nehovoříme o jeho kvalitě, ale detailu plánu v dané fázi přípravy. Přestože se uvedené členění používá především při výstavbě a dodávkách technologických celků, je metodu možné použít bez omezení i v dalších oborových řešeních.

Pokud pracujeme s označení L0-L4 (L=Level), které nemusí být všeobecně známé, máme na mysli následující rozdělení:

• L0 stručný manažerský přehled
• L1 plán zahrnuje klíčové události a významné milníky vybrané jako výsledek koordinace mezi klientem a dodavatelem.
• L2 plán kritických síťových aktivit (zadávání zakázek, hlavní konstrukční prvky, uvedení do provozu)
• L3 Plán aktivit potřebných k dokončení projektu. (kompletní plán)
• L4 Detailní plán činností, vykazování postupu, plánování zdrojů (zdroje se plánuje jen ve výhledu 2-8 týdnů)

Optimálním stavem je promítnutí plánu do úrovní přípravy projektu od investora až po konečného dodavatele. Z celé řady důvodů (efektivita řízení projektu, přesnost reportingu, úroveň kontroly, řízení rizik apod.) vnímáme jako důležité, aby řízení v Primaveře se přeneslo na celý řetězec a to včetně dodavatelů projektových prací a celou strukturu dodavatelů.

Tento model je úspěšně uplatňován u zahraničních korporací a je úspěšný. V zásadě navrhujeme postupně implementovat:

1. Rozpad plánu do detailu jednotlivé činnosti na úrovni L4 (vykazování), přes všechny dodavatelské vztahy
2. Kompletní informace týkající se časového plánování, rizik apod. V jednom prostředí.
3. Systém bude navržen po „modulech“ podle úrovně plánování, organizační struktury, strategických investic. Toto rozdělení odpovídá rozdělení v zadání: projektová činnost, investorská a inženýrská činnost a dodavatelská činnost.
4. Do modelu mohou být zahrnuti i dodavatelé: off-line výměna dat (Primavera – XER nebo MS Project - MPP) nebo on-line výměna dat přes tenkého klienta.

Poznámka: v poslední době se prosazují trendy pro ještě detailnější členění projektových plánů. Některé pokrokové vysoké školy v ČR přenáší tvorbu plánu až na úroveň L6 (příprava na danou aktivitu). Cíl je jediný – co nejefektivnější řízení projektů v nejkratším možném čase na nejmenších možných nákladů, při zachování všech kvalitativních požadavků na výstup.

Projektová činnost

Primavera podporuje všechny požadované obecné funkcionality systému bez výhrad.

·        Vytvoření struktury projektu. V systému je podporováno několik procesních postupů pro vytvoření struktury projektu. Je možné vytvářet i projekty se speciální strukturou (např. harmonogram platebních milníků apod.)

·        Škálování projektu na podprojekty včetně možnosti vyhodnocování podprojektů. Existují dva základní přístupy jak definovat program (skupinu souvisejících projektů) a to buď v rámci jedné EPS (Enterprise Project Structure) nebo v rámci Portfolia projektů. (oba přístupy je možné i kombinovat). Systém plně podporuje meziprojektové vazby, stejně jako zobrazení více projektů v jednom pohledu (gantově grafu apod.). Podobně je možné systém nastavit tak, aby se data (postup projektu) automaticky přenášela do hlavního – sumarizačního projektu (například tak, že jedna aktivita sumarizačního projektu představuje WBS daného podprojektu)

·        Definování projektového týmu. Definice projektových týmů (nezávisle na organizačním členění je podporovanou funkcí. Podobně je možné definovat i týmy rolí pro daný projekt. Vedle toho je možné projektové týmy členit i s využitím „Resource kódů“ (číselníků zdrojů), případně je možné oba přístupy kombinovat.

·        Zaplánování projektu (čas, kapacity, náklady). Přepočet projektu je podporován se zohledněním řady parametrů, které ovlivňují výpočet. Vedle toho jsou k dispozici nástroje, které přepočtou kapacity v rámci celého portfolia nebo naopak typy výpočtů, které zohlední pouze některé parametry a neovlivní časový výpočet.

·        Sledování stavu a změn projektu prostřednictvím reportů. Reporting stavu projektů je v zásadě podporován dvěma způsoby. V Primaveře prostřednictvím DashBoards – některé před-připravené portlety se přímo zaměřují na sledování stavu projektu. Druhou možností je reporting, který podporuje textové i grafické výstupy. Výstupem jsou formáty XLSX, DOCX, PDF, PPTX.

·        Podpora techniky WBS – rozložení dodávky, nebo cíle projektu na jednotlivé dodávané produkty nebo výsledky činností (do stromové struktury) za účelem stanovení nákladů a sledování postupného naplňování dodávky. Systém umožní zobrazení struktury WBS. Struktura WBS je plně podporovaná plně v souladu s metodikami PMI. WBS je samostatným datovým objektem, který eviduje všechna potřebná data včetně ekonomických (nejedná se o aktivitu s parametrem). Zobrazení WBS je možné buď společně s aktivitami nebo samostatně.

·        Ukládání projektové dokumentace na úrovni projektu. Systém podporuje dva základní přístupy pro ukládání dat. V první řadě je uložen pouze popis dokumentu a relativní odkaz na tento dokument (do DMS nebo podobného systému), Druhým přístupem je přímá integrace na DMS systém. Oba přístupy mohou fungovat současně. Dokumenty je možné ukládat nejenom na úrovni projektu, ale je možné je přiřadit i k dalším prvkům harmonogramu (aktivity, milníky apod.) nebo k problémům a rizikům projektu.

·        Podpora sdílení zdrojů na projekty v daném období danou kapacitou na základě dohody mezi různými úrovněmi řízení (vedoucí projektu vs. vedoucí divize apod.). V systému jsou plně podporovány procesy Resource managementu a kapacitního plánování. Projektový plán a plán kapacit je možné kombinovat v několika různých pohledech.

• Definování a sledování meziprojektových závislostí (např. závislostí úkolu na úkolu z jiného projektu). Meziprojetové vazby jsou plně podporovanou funkcionalitou. Systém současně respektuje daná přístupová práva k daným projektům.
• Volnost při definování uživatelských atributů jednotlivých typů aktivit. Vedle širokého portfolia dat, jejichž evidenci systém nabízí v základním nastavení (náklady, zdroje, rizika problémy, dokumenty, poznámky, kalendáře apod.) je možné variabilně definovat aktivity kódy (pevné číselníky) nebo uživatelsky definovaná pole (UDF) – formát text, číslo, datum, nebo indikátor (barevná značka).
• Konfigurovatelné prostředí pro zadávání spotřeby času (pracovní výkazy – timesheets) členy týmu. Pracovní výkaz by měl být vztažen k typu projektu, což znamená, že pro každý typ projektu může pracovní výkaz vypadat jinak. Timesheet je součástí modulu TeamMember. Pracovní výkaz automaticky přebírá aktivity daného zdroje, v případě nastavení si uživatel může vykázat práci i na aktivity, kde není přidělen. Další možností je vykazování práce na „neprojektovou činnost“.
• Schvalování pracovních výkazů paralelně projektovými i liniovými manažery (např. řediteli divizí). Systém podporuje dvouúrovňové schvalování pracovních výkazů (podobně je možné nastavit jednoúrovňové, nebo automatické – bez schvalování).
• Schvalování pracovních výkazů pro vybranou časovou periodu. Systém umožní schválení výkazu, jeho zamítnutí, nebo částečné schválení. V nastavení lze volit pracovní výkazy pro danou periodu. Je k dispozici položka pro komentář mezi vykazovatelem a schvalovatelem.
• Podpora práce s číselníky, které mohou být vyžadovány v rámci detailních údajů uváděných na pracovních výkazech, jejich definování a udržování. Práce s číselníky je podporovaná (na úrovni projektu, aktivity nebo zdroje).
• Podpora automatizované aktualizace harmonogramu na základě schválených hodnot odvedené práce z pracovních výkazů. Jedná se o jednu ze základních funkcí systému. U projektu může být nastavena jak automatická aktualizace plnění z timesheetu, tak může být aktualizován ručně (postupnou nebo hromadnou úpravou)
• Podpora práce s úkoly v projektovém řízení i práce se samostatnými úkoly mimo projektové řízení (zakládání, plánování, přiřazování zdrojů k jejich řešení). Práce s úkoly/aktivitami je plně podporována. Je možné vykazovat práci i na režijní činnosti (mimo projektové aktivity)
• Podpora komunikace členů týmu s projektovým manažerem o stavu úkolů a odhadech dalšího postupu včetně odhadů zbývající práce na úkolu. Komunikace je podporována v zásadě třemi základními technikami. První je vytvoření komunikačního diskuzního fóra v rámci portletů. Druhým je využití poznámek k prvkům projektového plánu nebo samotného projektu. Třetím je komunikace v průběhu schvalování timesheetu. Všechny tři techniky mají při řízení projektu své opodstatnění.
• Podpora rozdílné vizuální signalizaci stavu dokončení úkolů v pracovních výkazech pro vedoucího projektu:
  • úkol dokončen v rámci plánované práce.
  • úkol dokončen před vyčerpáním plánované práce.
  • úkol nedokončen a plánovaná práce vyčerpána.

Vedoucí má celou řadu nástrojů a technik jak sledovat a vykazovat tyto parametry a to jak textově tak i v grafické podobě.

• Sledování a řízení času a nákladů na neprojektových činnostech bez zbytečných detailů projektových plánů a přiřazení členů týmů k úkolům (na bázi alokací). Jedná se o základní instrument pro podchycení neprojektového času zdrojů. Systém sledování práce na neprojektových činnostech je podporován.
• Sledování problémů a rizik na projektu a jejich přiřazování zdrojům k řešení. Řízení problémů a rizik je plně podporovanou funkcionalitou. Evidence rizik je na úrovni plnohodnotného katalogu projektových rizik.
• Sledování úkolů pomocí Ganttova diagramu přímo při jejich vytváření. Funkcionalita je plně podporována. Ganttův graf je možné sledovat i v rámci portfolia projektů nebo programu přes více projektů současně.
• Export harmonogramu projektu do více formátů včetně PDF. Export pohledu je možný jak do MS Excel tak i do PDF přímo ze systému. Reporty je možné vytvářet navíc i ve formátech DOCX a PPTX.
• Tisk harmonogramu projektu včetně náhledu. Tisk harmonogramů je velmi variabilní včetně náhledu.

Investorská a projektová činnost:

Projekty dle základní charakteristiky projektů je možné realizovat v plném rozsahu. Systém neobsahuje žádná systémová omezení (finanční rozsah, počet a velikost projektů, doba trvání projektu apod.)

Řešení od společnosti NETIA pokrývá: V implementaci Primavera:

• je možno plánovat vlastní činnosti
• ve fázi realizace podporuje koordinaci mezi dodavateli, případně mezi dodavatelem a investorem
• Umožňuje sledovat a vyhodnocovat odchylky pro

-        platební milníky

-        pokutové milníky

-        připravenosti

-        milníky rozhraní mezi dodavateli

• Claim management
• Řízení změn
• Pomocí průběžně reportovaných S-křivek zabránit „překvapením“ s posunem realizace na poslední chvíli
• Směrné plány (baseline)

-        umožňují vyhodnocovat odchylky termínů ze smluv (dodatků), případně od poslední aktualizace.

-        je možno uložit v podstatě libovolné množství směrných plánů

-        v jednom okamžiku lze porovnávat projekt až se čtyřmi směrnými plány najednou

• v nerealizačních fázích umožňuje

-        modelovat a rozpracovávat příležitosti

-        tvořit rozpočty

-        vytvářet scénáře co-když

-        vyhodnocovat projekty ve fázi ukončení

-        řízení rizik

Nákladový harmonogram provázaný s harmonogramem investora umožní:

• generovat reporty centrálního controllingu
• sledovat průběh plnění jednotlivých smluv
• sledovat a porovnávat odhady nákladů se skutečností s rozdělením dle

-        Projektů / uzlů WBS / další vlastní členění

-        Projektů přípravných fází (dílčích projektů)

-        „Obchodních balíčků“ ( subdodavatelé)

-        Fází projektu

-        V čase (po letech, měsících)

• sledovat vývoj cash flow (cash out)
• sledovat a reportovat očekávanou skutečnost
• sledovat náběh plnění rámcových smluv
• sledovat průběh smluv typu fix price včetně

-        záloh

-        faktur

-        zádržného

• vše možno sledovat v originálních měnách s přepočtem na CZK dle kurzu platném v příslušném období.
• analytickými layouty vyhledávat nesoulad

-        Odhady (rozpočty) – smlouvy – fakturace

-        Neplněné odhady (rozpočty), smlouvy

-        „Zapomenuté“ faktury dodavatele